[문서] 메뉴에는 크게 2가지의 탭으로 구분되어 있어요
1. 문서함 : 여러 고객과 주고받은 모든 문서를 확인할 수 있어요
2. 양식 : 자주 사용하는 문서의 양식을 보관해요
문서함
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고객과 주고받은 모든 문서를 확인할 수 있어요
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문서 상태는 크게 4가지에요
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발송 대기 : 고객에게 아직 문서를 발송하기 전 단계를 의미해요
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확인/작성/서명 진행 중 : 문서 발송 후 고객이 문서를 확인, 작성 또는 서명하는 단계를 의미해요
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확인/작성/서명 완료 : 고객이 문서를 확인, 작성 또는 서명을 완료한 단계를 의미해요
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작성 또는 서명을 완료했을 경우 담당자는 고객이 작성 또는 서명한 문서를 받아볼 수 있어요
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재발송 필요 : 고객에게 문서를 발송 후 2주가 지났는데도 아직 확인을 못했을 경우를 의미해요
1. 문서 상세 옵션 (수정, 고객에게 공유, 다운로드, 삭제)
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목록에 마우스를 가져다 놓으면 우측에 상세 옵션이 노출돼요 (왼쪽부터)
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문서 수정 : 고객에게 발송하기 전에 문서를 수정할 수 있어요 (상태가 발송 대기일 경우에만 가능해요)
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고객에게 공유 : 해당 문서를 고객에게 공유할 수 있어요
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링크로도 문서를 공유할 수 있어요 → 문서 링크로 공유하는 법 알아보기
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다운로드 : 해당 문서를 PDF로 다운로드 받을 수 있어요
◦
문서 삭제 : 해당 문서를 삭제할 수 있어요
▪
이미 고객에게 발송한 문서의 경우 되돌릴 수 없으며, 문서 삭제 시 복구할 수 없으니 유의해 주세요
2. 문서 필터
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문서 상태에 따라서 문서를 분류해서 확인할 수 있어요
◦
고객에게 공유한 문서 중 특정 필터 항목을 가진 문서가 없을 경우 해당 필터 항목을 선택할 수 없어요
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‘초기화’ 버튼을 클릭하면 기존에 설정한 필터 조건을 초기화할 수 있어요
3. 문서 검색
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찾고자 하는 문서의 이름을 입력해서 검색할 수 있어요
◦
문서 이름의 일부만 알아도 괜찮아요. 검색어가 포함되어 있는 결과는 모두 확인돼요
•
검색어를 입력한 후 우측의 돋보기 버튼이나 키보드의 엔터를 누르면 검색할 수 있어요
양식
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자주 사용하는 문서를 양식화하여 보관해요
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양식의 유형은 크게 3가지에요
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전자문서 : 신청서, 일지를 제외한 모든 문서
예, ‘동의서’, ‘확인서’, ‘개인정보 수집·이용·제3자 제공 동의서’ 등
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신청서 : 고객의 정보를 수집할 수 있는 질문지를 작성하는 문서
예, ‘접수지’, ‘신청서’ 등
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일지 : 서비스 일정 종료 후 그 회차 내에 진행된 내용을 기록하는 문서
예, 회차 기록지, 일지 등
1. 문서 상세 옵션 (양식 수정, 양식 복사, 고객에게 공유, 다운로드, 양식 삭제, 중요)
•
목록에 마우스를 가져다 놓으면 우측에 상세 옵션이 노출돼요 (왼쪽부터)
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양식 수정 : 자주 사용하는 문서 양식을 수정할 수 있어요
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기존 양식으로 작성한 문서는 그대로 유지돼요
◦
양식 복사 : 동일한 양식을 기반으로 수정할 때 양식을 복사해서 만들 수 있어요
◦
고객에게 공유 : 해당 양식을 고객에게 공유할 수 있어요 → 고객에게 문서 공유하는 법 알아보기
◦
다운로드 : 해당 양식을 PDF로 다운로드 받을 수 있어요
◦
양식 삭제 : 해당 양식을 삭제할 수 있어요
▪
기존에 해당 양식으로 작성된 문서는 그대로 유지되며,
양식 삭제 시 다시 복구할 수 없으니 유의해 주세요
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중요 : 자주 사용하는 양식의 경우 중요(️) 아이콘 버튼을 선택해서 구분할 수 있어요
️) 아이콘 버튼을 선택해서 구분할 수 있어요2. 양식 필터
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양식의 유형에 따라서 문서 양식을 분류해서 확인할 수 있어요
◦
작성된 양식 중 특정 필터 항목을 가진 양식이 없을 경우 해당 필터 항목을 선택할 수 없어요
•
‘초기화’ 버튼을 클릭하면 기존에 설정한 필터 조건을 초기화할 수 있어요
3. 양식 검색
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찾고자 하는 양식의 이름을 입력해서 검색할 수 있어요
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양식 이름의 일부만 알아도 괜찮아요. 검색어가 포함되어 있는 결과는 모두 확인돼요
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검색어를 입력한 후 우측의 돋보기 버튼이나 키보드의 엔터를 누르면 검색할 수 있어요
4. 중요 양식
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중요 양식만 따로 확인하려면
양식 목록 좌측의 ‘중요’ 버튼을 선택하면 중요 표시한 양식만 따로 확인할 수 있어요